Konsep kantor tanpa kertas (paperless office) adalah suatu pendekatan di mana aktivitas bisnis dilakukan dengan mengurangi atau meniadakan penggunaan kertas. Untuk mencapai hal tersebut, perusahaan melakukan digitalisasi di berbagai proses bisnisnya, terutama pada area yang paling banyak menggunakan kertas.

Banyak perusahaan yang menerapkan konsep paperless ini di era industri 4.0, mengingat banyaknya keuntungan yang didapatkan, seperti efisiensi biaya dan peningkatan produktivitas.

Work from home yang menjadi tren sejak pandemi juga menuntut perusahaan beradaptasi dengan menyediakan sistem yang memudahkan pegawai melakukan semuanya secara digital.

Namun, transformasi ke paperless office memiliki tantangan tersendiri. Karena semua dokumen dialihkan ke digital, perusahaan harus memastikan keamanan data dari hulu ke hilir. Volume data yang besar memiliki potensi risiko yang besar pula. Karena itu, perusahaan memerlukan strategi keamanan IT yang tepat untuk digitalisasi.

Besarnya volume data digital, dengan level sensitivitas yang bervariasi serta sistem yang terpusat, memiliki potensi pelanggaran keamanan data cukup tinggi. Jika tidak ada proteksi yang ketat, pembobolan data kemungkinan besar akan terjadi.

Pelanggaran akses data (data breach) ini membawa konsekuensi serius bagi perusahaan, seperti kerugian finansial, kerusakan reputasi, dan tuntutan hukum. Hal tersebut dapat menyebabkan gangguan besar pada operasi perusahaan hingga penurunan bisnis secara keseluruhan.

Untuk memitigasi risiko-risiko ini demi keberlanjutan bisnis jangka panjang, perusahaan perlu berinvestasi dalam hal keamanan data. Terlebih lagi, ancaman siber terus berevolusi menjadi lebih canggih, menuntut perusahaan untuk terus memastikan upaya menjaga keamanan data digital yang dilakukan tetap relevan.

Survei Kaspersky tahun 2023 menunjukkan 1 dari 5 pengguna internet di Indonesia pernah mengalami serangan peretasan data berbasis web¹. Malware WORM dan virus file menjadi penyebab sebagian besar insiden tersebut.

Untuk mewujudkan paperless office yang ideal, perusahaan harus mengatasi sejumlah tantangan unik terkait keamanan data, seperti:

• Ancaman siber yang terus berkembang

Serangan siber yang semakin canggih dan sulit dideteksi menuntut solusi keamanan yang dapat melindungi dari berbagai jenis serangan.

• Kurangnya kesadaran karyawan

Minimnya kesadaran dan pemahaman mengenai praktik keamanan yang baik sering kali menjadi titik lemah keamanan, membuka celah bagi serangan siber.

• Kompleksitas infrastruktur IT

Dengan banyaknya sistem, fungsi, dan aplikasi yang terhubung, mengelola dan mengamankan setiap komponen menjadi lebih sulit.

Baca juga: Manfaat Digitalisasi Inventory untuk Bisnis Logistik Anda, Apa Saja?

Dalam lingkungan kerja tanpa kertas, data disimpan dan dipertukarkan secara digital, sehingga rentan terhadap berbagai serangan siber.

Untuk mendukung implementasi paperless office ini, perusahaan membutuhkan strategi keamanan data yang efektif, berikut ini di antaranya.

1. Enkripsi data

Enkripsi adalah proses mengubah data menjadi kode yang hanya dapat dibaca oleh pihak yang memiliki kunci dekripsi. Dalam konteks paperless office, enkripsi harus diterapkan pada data yang disimpan (data at rest) dan yang dikirimkan (data in transit).

Samsung Knox, sistem keamanan berlapis di perangkat Samsung, menyediakan beberapa opsi enkripsi untuk melindungi data at rest dan data in transit, misalnya enkripsi berbasis file. Meski jatuh ke tangan yang salah, data tetap tidak dapat dibaca tanpa kunci yang benar.

2. Kontrol akses

Selain itu, kontrol akses melalui autentikasi dan otorisasi juga sangat penting untuk memastikan hanya pengguna sah yang dapat membuka data. Autentikasi memastikan kredensial pengguna, sedangkan otorisasi mengontrol apa yang dapat dilakukan pengguna.

Misalnya, menerapkan autentikasi multi-faktor (MFA) yang mengombinasikan lebih dari satu metode verifikasi, seperti kata sandi dan kode OTP. Jika menggunakan perangkat bisnis Samsung, perusahaan Anda dapat memanfaatkan Knox Authentication Manager yang tersedia di Knox Suite untuk mempermudah proses verifikasi identitas biometrik agar karyawan bisa log-in ke sistem perusahaan dari perangkat yang sudah didaftarkan IT manager².

3. Pilih perangkat pendukung yang tepat

Untuk operasional yang lancar, dibutuhkan perangkat yang andal dan aman. Berbagai perangkat bisnis Samsung, seperti Galaxy Rugged Series, Galaxy Enterprise Edition, dan Smart Signage dirancang khusus dengan hardware, software, dan fitur yang mampu menjamin keamanan data.

Perangkat seluler bisnis Galaxy tersebut dilengkapi Knox Suite, Secure Folder, autentikasi biometrik, dan pembaruan keamanan hingga 4 tahun. Di sisi lain, Samsung Smart Signage hadir dengan Samsung VXT, solusi manajemen konten yang memungkinkan pengendalian layar jarak jauh dengan keamanan tinggi bersertifikasi ISO/IEC 27001:2022 dan ISO/IEC 27701:2019³.

4. Audit keamanan dan pemantauan berkala

Lakukan audit dan pemantauan keamanan secara rutin. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi dan menanggulangi ancaman sebelum menimbulkan kerugian yang signifikan.

Audit keamanan mengevaluasi seberapa efektif dan memadai pengendalian keamanan yang diterapkan, dari kebijakan, prosedur, hingga infrastruktur. Pemantauan berkala mengawasi aktivitas sistem untuk mendeteksi perilaku mencurigakan dan merespons ancaman keamanan secara real-time.

5. Pendidikan dan pelatihan karyawan

Sebagai pengguna, karyawan harus dilatih untuk mengenali ancaman siber, seperti phishing, malware, dan serangan rekayasa sosial (social engineering). Kesadaran dan tindakan preventif dari karyawan sebagai pengguna sangat penting dalam menjaga keamanan data.

Perusahaan perlu mengadakan pelatihan rutin mengenai praktik menjaga keamanan data terbaik, dengan materi training khusus dan simulasi serangan. Tak hanya itu, kebijakan dan prosedur keamanan perusahaan juga perlu disampaikan sejelas-jelasnya kepada karyawan.

6. Memastikan Keamanan Data dengan Remote Wipe dan Factory Reset

Selain pencadangan data, perusahaan juga perlu menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan untuk melindungi data dari kebocoran, terutama jika perangkat kantor hilang atau dicuri.

Selain pencadangan data, perusahaan juga perlu menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan untuk melindungi data dari kebocoran, terutama jika perangkat kantor hilang atau dicuri. 

Fitur remote wipe dan factory reset yang dimiliki Knox Manage memungkinkan perusahaan untuk menghapus data dari perangkat secara jarak jauh, sehingga data perusahaan tidak jatuh ke tangan yang salah.

Baca juga: Switch to Galaxy: Cara Mudah Memindahkan Data dari HP Kerja Lama ke HP Baru

1. Mempercepat proses bisnis

Sistem tanpa kertas memungkinkan bisnis Anda bergerak lebih cepat, karena semua bisa dilakukan dari mana pun Anda bekerja.

Dengan dokumen digital dan tanda tangan elektronik, Anda tidak perlu lagi membuang waktu untuk mencetak berlembar-lembar, mengatur jadwal pertemuan secara fisik, atau mencari dokumen tertentu.

2. Menghemat biaya

Dengan mengurangi penggunaan kertas, perusahaan dapat menghemat biaya operasional. Pengeluaran khusus kertas, tinta, perawatan printer dan paper shredder, atau fasilitas untuk mengarsipkan semua berkas fisik.

Alur kerja digital pun mengurangi kerugian jam kerja yang dihabiskan untuk melakukan semua proses manual yang kurang efisien.

3. Meningkatkan perlindungan data

Data digital lebih mudah dilindungi dibandingkan dokumen fisik. Dengan enkripsi dan kontrol akses, Anda dapat meminimalkan risiko kebocoran data seperti yang sering terjadi pada dokumen kertas.

Risiko kerusakan dan kehilangan juga dapat diminimalkan, misalnya akibat banjir atau lalai meletakkan, karena berkas digital disimpan dan dicadangkan ke cloud.

4. Meningkatkan compliance

Paperless office memudahkan perusahaan untuk mematuhi peraturan privasi karena data dikelola dengan lebih ketat. Enkripsi data, firewall, dan sistem deteksi intrusi (IDS) dapat membantu melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah.

Sistem digital yang transparan membantu dalam memenuhi kewajiban hukum, memungkinkan perusahaan memantau siapa yang mengakses data pribadi, perangkat yang digunakan, kapan, dan untuk tujuan apa.

5. Meningkatkan kepercayaan karyawan

Dengan sistem digital yang terproteksi dan terorganisasi dengan baik, karyawan lebih percaya diri dan efektif dalam bekerja.

Karyawan tak perlu lagi cemas saat mengerjakan atau berbagi dokumen yang bersifat rahasia karena ada enkripsi dan kontrol akses. Karena setiap akses tercatat di sistem, semua pelanggaran dapat dilacak dan karyawan pun akan merasa lebih aman.

Manfaat-manfaat ini tentunya harus diimbangi dengan kesiapan infrastruktur digital, seperti penerapan strategi IT Zero Trust yang mengedepankan keamanan di setiap aspek. Strategi ini dirancang untuk tidak memercayai apa pun, sehingga setiap akses di semua titik data harus selalu diverifikasi.

Baca juga: Apa Saja Manfaat Artificial Intelligence (AI) untuk Kemajuan Bisnis?

Tanggapan positif tentang konsep paperless di lingkungan kerja⁴:

“Tidak perlu kesulitan memecahkan tulisan tangan yang tidak terbaca.”

“Punggung aman karena tidak lagi membawa tumpukan kertas tebal ke mana-mana!”

“Semuanya ada di satu tempat, koordinasi dan akses informasi jadi mudah.”

Paperless office tidak hanya tentang mengadopsi teknologi digital secara menyeluruh, tetapi juga memastikan keamanan data yang solid. Perusahaan perlu terus meningkatkan kewaspadaan dan langkah-langkah keamanan untuk melindungi informasi sensitif agar implementasi paperless office efektif.

Mulailah beralih ke paperless office bersama Samsung, yang terus berkomitmen mendukung bisnis melalui berbagai inovasi produknya. Galaxy Rugged Series, Galaxy Enterprise Edition, dan Smart Signage dari Samsung tidak hanya menawarkan performa, tetapi juga perlindungan komprehensif terhadap ancaman siber.

Konsultasi dengan staf ahli Samsung untuk menerapkan langkah-langkah keamanan data di lingkungan kerja tanpa kertas. Gunakan perangkat Samsung yang aman untuk mengoperasikan bisnis Anda dengan tenang.

Hubungi Samsung Business Indonesia sekarang, dapatkan penawaran spesial khusus korporasi serta bonus garansi 3 tahun melalui formulir di bagian bawah halaman atau detail kontak berikut ini:

E-mail: b2b.id@samsung.com

Telepon: (021) 2958 8000